เชื่อมต่อ Make.com กับ Trello: สร้าง Workflow อัตโนมัติ จัดการงานขั้นเทพ

เชื่อมต่อ Make.com กับ Trello: สร้าง Workflow อัตโนมัติ จัดการงานขั้นเทพ

เวลาอ่านโดยประมาณ: 7 นาที

เคยไหมครับกับการนั่งสร้างการ์ดใน Trello ทีละใบๆ ทุกครั้งที่มีลูกค้าใหม่, ไอเดียใหม่, หรือมี Task ด่วนเข้ามา? มันเป็นงานที่น่าเบื่อและเสียเวลาอย่างมาก โดยเฉพาะสำหรับทีมที่กำลังเติบโตและมีโปรเจกต์ล้นมือ ในฐานะที่ปรึกษาด้าน AI และ Workflow Automation เราเข้าใจปัญหานี้ดีครับ วันนี้ผมเลยจะมาแชร์วิธีแก้ปัญหาสุดทรงพลัง นั่นคือการ เชื่อมต่อ Make.com กับ Trello เพื่อสร้างระบบจัดการงานอัตโนมัติ ที่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานไวขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ

การเชื่อมต่อนี้เปรียบเสมือนการมีผู้ช่วยดิจิทัลที่ทำงานให้คุณตลอด 24 ชั่วโมง เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นในแอปฯ ที่คุณใช้ (เช่น มีคนกรอกฟอร์มในเว็บไซต์) มันจะสั่งให้ Trello สร้างการ์ดใหม่ให้ทันที ลองจินตนาการดูสิครับว่าคุณจะประหยัดเวลาไปได้มากแค่ไหน

Make.com และ Trello คืออะไร?

ก่อนจะไปดูวิธีเชื่อมต่อ เรามาทำความรู้จักกับสองเครื่องมือนี้กันสั้นๆ ก่อนครับ

• Trello: คือเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ที่ได้รับความนิยมสูงมากในรูปแบบของ Kanban Board ที่ใช้งานง่าย ช่วยให้เราเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดว่าอยู่ในขั้นตอนไหน (เช่น To Do, Doing, Done) เหมาะสำหรับจัดการ Task, วางแผนคอนเทนต์ หรือติดตามสถานะโปรเจกต์
• Make.com: คือแพลตฟอร์ม Automation ที่ให้เรา สร้างระบบอัตโนมัติสุดล้ำโดยไม่ต้องเขียนโค้ด (No-Code) เราสามารถเชื่อมต่อแอปพลิเคชันต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อสร้าง Workflow การทำงานที่ซับซ้อนได้ง่ายๆ ผ่านหน้าจอแบบลาก-วาง หรือที่เรียกว่า Visual Builder

ทำไมต้องเชื่อมต่อ Make.com กับ Trello?

💡 ในความเห็นของผม การเชื่อมต่อสองแพลตฟอร์มนี้คือ “Game Changer” สำหรับการบริหารจัดการทีมเลยครับ เพราะมันเปลี่ยน Trello จากแค่กระดานแปะโน้ตธรรมดา ให้กลายเป็นศูนย์กลางการทำงาน (Command Center) ที่อัปเดตตัวเองได้ตลอดเวลา ประโยชน์หลักๆ ที่คุณจะได้รับทันทีคือ:

• ลดงาน Manual: ไม่ต้องเสียเวลาสร้างการ์ดเองอีกต่อไป ระบบจะจัดการให้ทั้งหมด
• ข้อมูลถูกต้องแม่นยำ: ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ (Human Error)
• การทำงานที่รวดเร็วขึ้น: เมื่อมี Task ใหม่เข้ามา ทีมของคุณจะเห็นการ์ดปรากฏขึ้นบนบอร์ดทันที ทำให้เริ่มงานได้เร็วขึ้น
• สร้าง Single Source of Truth: รวบรวม Task และข้อมูลจากหลายๆ ที่ (เช่น อีเมล, Google Sheets, ฟอร์ม) มาไว้ใน Trello ที่เดียว ทำให้ทุกคนเห็นภาพตรงกัน

จากการศึกษาพบว่า การเชื่อมต่อนี้สามารถทำงานได้หลากหลาย ตั้งแต่การสร้างการ์ดโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงการประสานงานข้ามแพลตฟอร์มกับแอปฯ อื่นๆ อีกนับพัน[3][5] ทำให้เป็นโซลูชันที่ยืดหยุ่นและทรงพลังมาก

ขั้นตอนการเชื่อมต่อ Make.com กับ Trello (Step-by-Step)

มาถึงส่วนที่ทุกคนรอคอยกันแล้วครับ เรามาลองสร้าง Workflow ง่ายๆ เพื่อสร้างการ์ด Trello อัตโนมัติเมื่อมีข้อมูลใหม่เข้ามาใน Google Sheets กันดูครับ

1. สร้าง Scenario ใน Make.com: ล็อกอินเข้าสู่ Make.com แล้วคลิก ‘Create a new scenario’ จากนั้นค้นหาและเลือกโมดูล Google Sheets ให้เป็น Trigger (ตัวกระตุ้น) ของเรา โดยเลือกเป็น ‘Watch New Rows’
2. ตั้งค่า Trigger: เชื่อมต่อบัญชี Google ของคุณ แล้วเลือก Spreadsheet และ Sheet ที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูล Make.com จะคอยสอดส่องว่ามีแถวใหม่เพิ่มเข้ามาในชีตนี้หรือไม่
3. เพิ่มโมดูล Trello: คลิกที่เครื่องหมายบวก (+) เพื่อเพิ่มโมดูลถัดไป ค้นหา ‘Trello’ แล้วเลือก Action ที่ต้องการ ในที่นี้คือ ‘Create a Card’[1]
4. กำหนดรายละเอียดของการ์ด:
   • เชื่อมต่อบัญชี Trello ของคุณ
   • Board: เลือกบอร์ด Trello ที่คุณต้องการให้สร้างการ์ด
   • List: เลือก List ภายในบอร์ด (เช่น To Do, New Leads)
   • Name: นี่คือส่วนที่สนุกที่สุดครับ! ให้คุณดึงข้อมูลจาก Google Sheets มาใส่เป็นชื่อการ์ด เช่น ดึงข้อมูลจากคอลัมน์ ‘Task Name’
   • Description: คุณสามารถดึงข้อมูลจากคอลัมน์อื่นๆ มาใส่ในรายละเอียดของการ์ดได้เช่นกัน เพื่อให้ทีมมีข้อมูลครบถ้วน
5. ทดสอบและเปิดใช้งาน: กดปุ่ม ‘Run once’ เพื่อทดสอบ Workflow[1] หากทุกอย่างถูกต้อง คุณจะเห็นการ์ดใหม่ถูกสร้างขึ้นใน Trello ทันที! เมื่อแน่ใจแล้วก็กดเปิด (Scheduling ON) เพื่อให้ Scenario นี้ทำงานอัตโนมัติตลอดเวลา

เพียงเท่านี้ คุณก็มีระบบสร้าง Task อัตโนมัติที่พร้อมใช้งานแล้วครับ!

ตัวอย่าง Use Case ที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจ

นอกจากการสร้าง Task จาก Google Sheets แล้ว เรายังสามารถประยุกต์ใช้การเชื่อมต่อนี้ได้อีกหลายรูปแบบครับ

• ระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM): เมื่อมีคนกรอกฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์ (เช่น Contact Form 7, Google Forms) ให้สร้างการ์ดใน Trello ที่บอร์ด ‘Sales Pipeline’ ใน List ‘New Leads’ ทันที
• จัดการ Content Marketing: หากคุณวางแผนคอนเทนต์บนปฏิทิน (Google Calendar) สามารถตั้งค่าให้สร้างการ์ด Trello ในบอร์ด ‘Content Factory’ เมื่อถึงกำหนดเขียนบทความนั้นๆ ได้ หรือจะใช้ Workflow เชื่อมต่อ Make กับ WordPress เพื่อสร้างโพสต์อัตโนมัติก็ได้เช่นกัน
• ติดตาม Bug/Issue: สร้าง Workflow ให้เมื่อมีอีเมลส่งมาที่ support@yourcompany.com พร้อม Subject ที่มีคำว่า “Bug” หรือ “Error” ให้สร้างการ์ดในบอร์ด ‘Development’ ทันที
• แจ้งเตือนทีมผ่านช่องทางอื่น: เมื่อมีการ์ดใหม่ถูกสร้างใน Trello ให้ส่งข้อความแจ้งเตือนไปที่กลุ่ม Telegram หรือ Slack ของทีม เพื่อให้ทุกคนไม่พลาดทุกการอัปเดต

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: การเชื่อมต่อนี้ต้องเขียนโค้ดไหม?
A: ไม่ต้องเลยครับ Make.com เป็นแพลตฟอร์ม No-Code ที่ใช้ Visual Builder แบบลาก-วาง ทำให้ทุกคนสามารถสร้าง Workflow ได้เองโดยไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานการเขียนโปรแกรม

Q2: มีค่าใช้จ่ายหรือไม่?
A: ทั้ง Make.com และ Trello มีแพลนฟรีให้ใช้งานครับ ซึ่งเพียงพอสำหรับการเริ่มต้นและ Workflow ที่ไม่ซับซ้อน แต่หากต้องการฟังก์ชันที่สูงขึ้นหรือปริมาณการใช้งานที่มากขึ้น อาจจะต้องพิจารณาอัปเกรดเป็นแพลนเสียเงิน

Q3: นอกจากสร้างการ์ดแล้ว ทำอะไรได้อีก?
A: ทำได้หลากหลายมากครับ เช่น อัปเดตข้อมูลในการ์ดที่มีอยู่แล้ว, ย้ายการ์ดจาก List หนึ่งไปยังอีก List หนึ่งโดยอัตโนมัติเมื่อสถานะเปลี่ยน, เพิ่มคอมเมนต์, แนบไฟล์ หรือแม้กระทั่งลบการ์ดตามเงื่อนไขที่กำหนด

เริ่มต้นสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณวันนี้

การเชื่อมต่อ Make.com กับ Trello เป็นเพียงหนึ่งในตัวอย่างเล็กๆ ของพลังแห่ง Automation ที่จะช่วยปลดล็อกศักยภาพของทีมและธุรกิจของคุณ ช่วยให้คุณและทีมมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญและสร้างสรรค์กว่าเดิม

หากคุณอยากเริ่มต้นสร้างระบบอัตโนมัติเพื่อธุรกิจ แต่ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน หรือต้องการที่ปรึกษามืออาชีพเพื่อออกแบบ Workflow ที่ซับซ้อนและตอบโจทย์ธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ ทีมงาน Data-Espresso ยินดีให้คำปรึกษาครับ เราเชี่ยวชาญด้าน AI Consulting และการสร้าง AI Automation Workflows เพื่อยกระดับธุรกิจของคุณให้เติบโตอย่างก้าวกระโดด

ติดต่อเราเพื่อพูดคุยและรับคำปรึกษาได้ที่ www.data-espresso.com หรือ LINE: @data-espresso แล้วคุณล่ะครับ พร้อมจะเปลี่ยนการทำงานที่น่าเบื่อให้เป็นระบบอัตโนมัติแล้วหรือยัง?